Para asegurar la conservación de los archivos, cuando las personas servidoras públicas se separan de su empleo, cargo o comisión, deben elaborar un acta de entrega-recepción.
El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) instruyó a la Universidad Autónoma Chapingo buscar y, en su caso, proporcionar el número de casos de denuncias o quejas de violencia de género, hostigamiento y/o acoso, que se han ingresado y que no han procedido por no reunir todos los requisitos, desglosado por mes, del periodo comprendido del año 2015 al mes de septiembre de 2022, específicamente.
Lo anterior, luego de que la persona que solicitó la información presentó un recurso de revisión ante el INAI, debido a que la universidad manifestó la imposibilidad para remitir la información previa al mes de octubre de 2022, debido a que el Subdirector de la Unidad Jurídica no obtuvo una entrega-recepción por parte del servidor público saliente, y tampoco hay registro alguno de que los servidores públicos que ocuparon el cargo anteriormente hayan dejado registro o base de datos de los asuntos.
De igual forma, el sujeto obligado precisó que, de octubre de 2022 a febrero de 2024, no hay denuncias o quejas relacionadas con violencia de género que no hayan procedido, toda vez que se dio trámite a todos los asuntos de los que se tuvo conocimiento.
Al presentar el asunto ante el Pleno, la comisionada Josefina Román Vergara destacó la importancia de una entrega-recepción cuando hay cambios de administración, “ya que la conservación documental, permite garantizar otros derechos, pues se vuelve la piedra angular del ejercicio del derecho de acceso a la información. El ejercicio del DAI es documental por eso necesitamos hacer una eficiente gestión de los documentos”.
Así, “para asegurar la conservación de los archivos, cuando los servidores públicos se separan de su empleo, cargo o comisión, deben elaborar un acta de entrega-recepción, por virtud de la cual se entregarán los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental”, expuso la Comisionada.
Del análisis realizado por la ponencia de la comisionada Román Vergara, se advirtió que, si bien se turnó la solicitud al área competente, lo cierto es que ésta se limitó a señalar su imposibilidad para entregar la información dado que no hubo una entrega-recepción, lo cual no da certeza de que se haya realizado la búsqueda de lo requerido; y que los “Lineamientos Generales para la Entrega-Recepción en la Universidad Autónoma Chapingo” establecen que los funcionarios salientes deben realizar la entrega de los asuntos y los funcionarios entrantes tienen el deber de recibirlos.
Además, se constató que la “Guía práctica de Entrega-Recepción en la Universidad Autónoma Chapingo” señala que, en todo proceso de entrega-recepción, se elaborará un acta en la que conste el detalle de los recursos, informes y documentos que se entregan. Dicha Acta deberá contener anexos, uno de ellos con la descripción de los asuntos prioritarios y pendientes, así como el estado que guardan.
En su exposición, la Comisionada del INAI pidió a las personas servidoras públicas que van a llevar a cabo procesos de entrega-recepción en el marco del proceso electoral más grande del país, lo hagan de manera correcta, tanto el que sale como el que entra. Es una obligación constitucional y legal preservar los documentos que nacen públicos, apuntó.
Por lo anterior, el Pleno del INAI determinó modificar la respuesta del sujeto obligado y le instruyó realizar una búsqueda en la Unidad Jurídica, a efecto de localizar la información solicitada y, en caso de no encontrarla, deberá expedir un acta, por conducto de su Comité de Transparencia, en la que funde y motive la inexistencia de la información que le fue requerida.
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